Yabancı merkezli bir şirketin Türkiye'deki şubesi KEP hesabı açabilir mi, süreçte hangi belgeler istenir?

Merhaba, öncelikle Türkiye'deki yeni şubenizin hayırlı olmasını dilerim. Sorunuz, ülkemizde faaliyet gösteren yabancı sermayeli şirketlerin veya yabancı şirket şubelerinin sıklıkla karşılaştığı ve mevzuat açısından özel dikkat gerektiren önemli bir konuya işaret ediyor. Türkiye'de ticaret siciline kayıtlı olan her ticari işletme gibi, yabancı merkezli şirketlerin Türkiye'deki şubeleri de KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hesabı açabilir ve hatta birçok yasal bildirim için açmak zorundadırlar.

Sürecin nasıl işlediğini ve yerli şirketlerden farklılaşan noktaları adım adım açıklayalım:

1. Türkiye'de Ticaret Sicil Kaydı Şartı: KEP hesabı tahsis edilebilmesi için en temel şart, ilgili tüzel kişiliğin veya şubenin Türkiye'de bir Ticaret Sicil Müdürlüğü'ne kayıtlı olması ve bir Mersis (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) numarasına sahip olmasıdır. Eğer İstanbul'daki şubeniz ticaret siciline tescil edilmiş, vergi dairesinden Vergi Kimlik Numarası (VKN) almış ve Mersis'e kaydedilmiş ise, KEP hesabı alma hakkına tam olarak sahiptir. Sistem, ana merkezin nerede olduğuna değil, Türkiye'deki sicil kaydına bakar.

2. Talep Edilen Belgeler Nelerdir?
Şube adına KEP hesabı başvurusu yaparken, standart kurumsal KEP başvurularında istenen belgelere ek olarak, şubenin temsil ve ilzam yapısını gösteren bazı özel evraklar gerekebilir. Genel olarak istenen belgeler şunlardır:

• KEP Hesap Açılış Sözleşmesi ve Başvuru Formu: İlgili KEP Hizmet Sağlayıcısı (KEPHS) tarafından sağlanan formlar, şube yetkilisi tarafından ıslak imzalı veya e-imzalı olarak doldurulmalıdır.
• Ticaret Sicil Gazetesi: Şubenin Türkiye'de açılışını, unvanını, adresini ve şube yetkililerini ilan eden Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi kopyası.
• İmza Sirküleri veya Vekaletname: Başvuruyu yapan kişinin, Türkiye'deki şubeyi temsil ve ilzama yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri. Eğer başvuru bir vekil aracılığıyla yapılıyorsa, KEP hesabı açmaya ve yönetmeye özel olarak yetki verilmiş noter onaylı vekaletname.
• Vergi Levhası ve Faaliyet Belgesi: Şubeye ait güncel vergi levhası ve bağlı bulunulan ticaret odasından alınmış yeni tarihli faaliyet belgesi.
• Kimlik Belgesi: İşlem yetkilisinin (şube müdürü veya vekil) TC kimlik kartı veya pasaportu.

3. Konsolosluk veya Apostil Onayı Gerekir mi?
Eğer KEP başvurusunda kullanılacak imza sirküleri, vekaletname veya yetki belgesi Türkiye'de düzenlenmemişse (örneğin Almanya'da ana merkez tarafından düzenlenip Türkiye'ye gönderilmişse), bu belgelerin mutlaka Lahey Sözleşmesi kapsamında "Apostil" şerhi taşıması gerekmektedir. Apostilli belgenin Türkiye'de yeminli tercüman tarafından çevrilmesi ve Türk noterlerince onaylanması şarttır. Ancak, şube müdürü Türkiye'deki bir noterden imza beyannamesi/sirküleri çıkartmışsa ve tüm işlemler Türkiye sınırları içindeki resmi evraklarla yürütülüyorsa, ekstra bir konsolosluk veya apostil onayına gerek duyulmaz.

4. E-İmza Temini: KEP hesabı üzerinden şube adına gönderim yapabilmek için, şubeyi temsile yetkili kişinin (örneğin şube müdürünün) adına düzenlenmiş Nitelikli Elektronik Sertifika (e-imza) alınması gereklidir. Yabancı uyruklu şube yetkilileri de, Türkiye'de geçerli bir yabancı kimlik numarasına (YKN) sahip olmaları durumunda TC sınırları içerisinde faaliyet gösteren ESHS'lerden (Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı) kendi adlarına e-imza temin edebilirler.

Sonuç olarak, evraklarınızın (özellikle ticaret sicil kaydı ve yetki belgelerinin) eksiksiz ve mevzuata uygun şekilde hazırlanması durumunda, yabancı merkezli şirketinizin Türkiye şubesi için KEP hesabı açılış süreci hızlı ve sorunsuz bir şekilde tamamlanacaktır. Süreci hızlandırmak için yetkilendirilmiş bir KEP başvuru merkezinden doğrudan danışmanlık almanızı öneririz.